POLITIQUE DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
LCA Avocats s’engage à assurer la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels de façon adaptée et conforme à ce que la loi exige. La présente Politique sur la protection des renseignements personnels vise à énoncer les lignes directrices suivies par notre cabinet afin d’assurer que ces informations soient utilisées et conservées de façon sécuritaire et dans le respect de votre vie privée.
En tant que cabinet d’avocats, il nous est requis d’avoir accès à certains renseignements personnels dans l’optique de livrer à nos clients le meilleur service qui soit en matière de consultation et de représentation et d’atteindre les objectifs du mandat juridique. Dans ces circonstances, la protection de ces renseignements personnels constitue une priorité tout au long du processus de collecte, de traitement ainsi que de conservation de vos renseignements personnels.
La présente politique prévoit les rôles et responsabilités des membres du personnel de LCA Avocats afin de préserver la confidentialité de vos renseignements personnels. Elle a également pour but de vous informer de nos pratiques relativement à la collecte, l’utilisation, la communication et la destruction des renseignements personnels.
Nous nous conformons également à nos obligations professionnelles et déontologiques, notamment quant au respect du secret professionnel.
CONSENTEMENT
En nous transmettant vos renseignements personnels, et ce, par quelque moyen que ce soit, vous consentez à ce que LCA Avocats traite ceux-ci conformément à la présente politique.
RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Les renseignements personnels suivants peuvent être recueillis lorsque vous communiquez avec nous par tout moyen, notamment par téléphone, par courriel ou par notre site Internet :
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Nom et prénom;
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Coordonnées telles adresse, adresse courriel et numéro de téléphone;
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Informations sur votre emploi tels le poste occupé et le nom d’un employeur;
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Informations financières;
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Pièces d’identité;
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Renseignements relatifs au recrutement tels curriculum vitae, relevés de notes et autres renseignements pertinents à un recrutement potentiel;
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Tout autre renseignement personnel nécessaire dans le cadre de notre mandat.
A. Objectifs de la collecte de renseignements personnels
Les renseignements que nous recueillons se limitent strictement à ce qui nous est nécessaire ou utile dans le cadre du service juridique que nous vous offrons ou dans le cadre d’un recrutement potentiel. Toutes ces informations sont conservées dans une banque de données protégée et uniquement accessible aux membres du cabinet impliqués dans votre dossier et ayant besoin de consulter vos renseignements ou, dans le cadre d’un recrutement potentiel, par les employés responsables du recrutement.
Chaque membre du personnel a un devoir de traitement efficace et sécuritaire de vos données. Chaque information recueillie est immédiatement enregistrée et conservée dans les serveurs protégés et uniquement accessibles grâce aux mots de passe des membres soumis à la confidentialité.
B. Procédés de récolte de données
Toutes les récoltes de renseignements auxquelles nous procédons ont lieu par le biais de communications directes et confidentielles entre l’avocat et son client, que ce soit par une rencontre à nos bureaux ou virtuelle, par téléphone ou par échanges courriels.
C. Conservation des renseignements personnels
En tant que cabinet d’avocats, nous sommes liés par nos obligations déontologiques telles que le secret professionnel. Cela signifie qu’aucun de vos renseignements personnels ne peut être partagé ou divulgué à moins d’avoir obtenu votre autorisation au préalable ou encore que la loi nous l’oblige.
Conformément à ces obligations déontologiques, vos renseignements sont conservés dans nos serveurs privés pour une durée de sept (7) ans suivant la date de fermeture de votre dossier pour ensuite être définitivement détruits.
D. Contrôle de vos renseignements
Étant évidemment les principaux concernés par les renseignements utiles à votre dossier, vous demeurez en tout temps en contrôle de ces informations. Vous avez ainsi la possibilité d’exiger la destruction ou le retrait de renseignements dans certaines circonstances, le tout sous réserve des exigences de la loi.
Votre consentement quant à l’utilisation de certaines informations personnelles peut être révoqué à tout moment. Vous conservez le droit d’accéder à ces informations en tout et avez la possibilité de demander une correction à vos renseignements personnels si ces derniers s’avèrent inexacts. Il pourrait cependant s’avérer impossible pour nous de vous accorder l’accès à certains documents si ceux-ci pouvaient divulguer les informations personnelles d’un autre individu et vous en seriez avisé le cas échéant.
E. Utilisation des renseignements personnels
Nous utilisons vos renseignements personnels dans le cadre des mandats qui nous sont confiés notamment aux fins suivantes :
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Identification et vérification requise, notamment la vérification de conflit d’intérêt;
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Ouverture, mise à jour, facturation et fermeture des dossiers;
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Accomplissement du mandat confié;
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Divulgation au Barreau du Québec des renseignements demandés notamment en cas de plainte, enquête disciplinaire, conciliation et arbitrage des comptes d’honoraires;
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Évaluation d’une candidature pour un emploi ou un stage.
Nous communiquons également vos renseignements personnels à des tiers, dans le respect de nos obligations déontologiques et professionnelles, notamment :
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Les autorités gouvernementales dans les cas prévus par la loi;
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Les prestataires de services tels huissiers et sténographes dans le cadre de l’exécution du mandat;
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Les experts mandatés dans le cadre de l’exécution du mandat;
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Les intervenants au dossier et professionnels impliqués dans le mandat, notamment les parties adverses et leur représentant dans le cadre d’une procédure judiciaire ou d’une transaction commerciale.
Seuls les renseignements personnels nécessaires afin de permettre aux tiers d’accomplir leur mandat sont communiqués, sauf en cas d’exception prévue par la loi. Lorsqu’il est requis de communiquer vos renseignements personnels, nous prenons des mesures pour s’assurer du maintien de leur confidentialité.
MODIFICATION DE LA POLITIQUE
Chez LCA Avocats, nous entretenons des standards de professionnalisme extrêmement élevés et sommes à l’affût des moindres changements au niveau de la loi et des règlements en matière de confidentialité. La présente politique reste sujette en tout temps aux adaptations nécessaires en fonction des changements des lois et règlements.
PERSONNE RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Pour toute question au sujet de la présente politique, vous pouvez communiquer avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels :
Me Lydia Coulombe
450-471-3355 poste 2202